Успеть до штрафа: как поставить онлайн-кассу и при этом сэкономить

С 1 июля 2018 года для большинства предпринимателей в сфере торговли и общепита действуют новые правила — они касаются использования касс нового образца. Теперь нужно в онлайне отчитываться о каждой операции в налоговую, иначе — жди крупных штрафов и больших проблем.

Онлайн-касса — именно так называется контрольно-кассовая техника, отвечающая требованиям 54-ФЗ. Касса оборудована фискальным накопителем и поддерживает выход в интернет. Это нужно для того, чтобы передавать данные в налоговую в режиме онлайн с помощью ОФД (оператора фискальных данных). Вам не придется хранить чеки и потом нести их в ФНС — новая техника теперь делает всё за вас.

Онлайн-касса должна быть зарегистрирована в ФНС. Можно попробовать зарегистрировать кассу самостоятельно и удаленно — через личный кабинет на сайте ФНС: так вам не придется собирать бумажные документы и приносить кассовый аппарат. Для этого нужно будет заполнить специальную форму, подтвердить сведения с помощью электронной цифровой подписи — и через 5 рабочих дней в личном кабинете появится регистрационный номер кассы. Затем нужно сформировать на кассе отчет о регистрации. Также требуется заключить договор с ОФД (список представлен на сайте налоговой инспекции).

Некоторые разработчики касс предлагают комплексные решения, включающие бесплатную регистрацию и настройку кассы.

Переход на онлайн-кассу осуществляется в несколько этапов, которые еще часто называют «волнами» кассовой реформы.

С 1 июля 2017 года на онлайн-кассы перешли:

• интернет-магазины;

• торговые точки, продающие подакцизные товары;

• предприятия, торгующие на ОСНО, УСН, ЕСХН;

• другие организации с ККТ.

С 1 июля 2018 года новые ККТ должны быть у:

• ООО, ИП на ЕНВД, ПСН в сфере торговли и общепита, если они имеют наёмных сотрудников или продают подакцизную продукцию (включая пиво);

• ИП с наемными работниками и организации, которые занимаются
  вендингом.

А с 1 июля 2019 года обновленные кассы обязаны подключить:

• ИП без наемных работников на ЕНВД или патенте в сфере торговли и общепита;

• ИП без наемных работников, которые занимаются вендингом.

• Юрлица и ИП, которые оказывают услуги населению

Есть категории предпринимателей, которые по закону вообще освобождены от перехода на технику нового образца. Вы можете не покупать онлайн-кассу, если вы:

• торгуете печатными СМИ или ценными бумагами;

• продаете собственноручно произведенные товары художественного промысла;

• ухаживаете за определенными категориями граждан РФ (престарелые, инвалиды);

• занимаетесь ремонтом обуви, галантереи или производите металлические ключи;

• торгуете из автоцистерн определёнными видами продукции или же продаете на рынке овощи «вразвал»;

• принимаете вторсырье;

• обеспечиваете питанием образовательные заведения (садики, школы, университеты);

• продаете мороженое и безалкогольные напитки на розлив через киоски;

• вспахиваете землю или пилите дрова.

Итак, кассы нужны почти всем российским предпринимателям: исключения получили совсем немногие. Чтобы уберечь свой бизнес от проблем с налоговой и крупных штрафов, лучше подключить кассу заранее.

Тех, кто проигнорировал новые правила, ждут серьезные штрафы. Их размер зависит от вида нарушения:

Все многообразие касс делится на 3 типа: автономные кассы, фискальные регистраторы и смарт-кассы. Ниже мы разберем их особенности.

Автономные кассы

Кнопочные старые кассы, модернизированные за счет добавления фискального накопителя и модуля интернет-связи. Это самый дешевый вариант — в среднем от 15 000 рублей. Низкая цена — единственный плюс автономок. Этот тип касс не позволяет автоматизировать кассовые операции и вести товароучет, то есть он не сэкономит ваше время. Кнопочные кассы не подходят для торговли алкоголем (за исключением некоторых дорогих моделей, которые обойдутся вам ничуть не дешевле смарт-касс). Кроме того, в скором времени вам всё равно придется задуматься о смене кассы.

Поэтому «автономки» можно расценивать только как средство краткосрочной экономии, рано или поздно их придется менять.

Смарт-терминалы

Это кассы нового поколения, которые помогут вам сэкономить до 15% как в краткосрочной, так и в долгосрочной инициативе. При этом существуют смарт-кассы, которые дороже автономок буквально на 2000-3000 рублей.

Смарт-терминал имеет сенсорный дисплей и встроенный принтер для печати чеков. Также к смарт-кассе можно подключить дополнительное оборудование (весы, сканер штрихкода, терминал для приема безналичной оплаты) или приобрести модель, в которую уже встроено то, что вам нужно (например, встроенный сканер штрихкода есть в МТС Кассе). В базу смарт-кассы можно внести неограниченное количество товаров.

Некоторые смарт-кассы могут работать в автономном режиме от 10 до 24 часов без подзарядки. Это идеальный вариант для выездной торговли и курьеров.

Добавить товар в номенклатуру в смарт-кассе просто. Нужно просто отсканировать штрихкод вносимого товара: касса быстро найдет его в справочнике (более 700 000 товаров) и внесет данные о нем в номенклатуру.

В смарт-кассах можно корректировать базу товаров в течение дня, не перезагружая кассу, и это займет всего несколько минут. А вот если у вас «автономка», то вам придется останавливать работу кассы и в результате потратить больше времени.

Продвинутые смарт-кассы не разрешают продавать товар, который закончился на складе или отсутствует в базе. Так вы будете уверены, что никто из кассиров не продает что-то «из-под полы».

Вы можете автоматически рассчитать скидку на весь чек или на отдельный товар в чеке. В некоторых моделях смарт-касс есть функции «Отложенный чек» и «Проведение возвратов». Кроме этого, вы можете принимать оплату наличными и банковскими картами одновременно. Пример: покупателю не хватает какой-то суммы на карте, дабы оплатить товар. С онлайн-кассой он может оплатить часть покупки налом, а часть картой. Автономки так не умеют!

Фискальные регистраторы

Служат для печати чеков. Не работают без подключения к управляющему устройству (компьютеру, планшету, телефону и т.д.), поэтому считаются самым дорогим решением. При этом за счет высокой производительности фискальные регистраторы хорошо зарекомендовали себя в торговых сетях, магазинах с большой проходимостью.

Чтобы быстро подключить онлайн-кассу, обратите внимание на комплексные предложения от разработчиков. На пике спроса на них появляются выгодные акции, которые позволят сэкономить не одну тысячу рублей — как при покупке, так и при дальнейшем пользовании новым устройством.

Так, компания МТС предлагает решить все вопросы по установке новой кассы по «принципу одного окна». Суть решения в том, что каждый, кто купит «МТС Кассу» до 31 августа 2018 года, получит в комплекте:

• бесплатное кассовое ПО, плата за которое не взимается по истечении акции;

• бесплатный годовой доступ к оператору фискальных данных;

• абсолютно бесплатную настройку кассы и ее регистрацию в ФНС;

• инструктаж сотрудников по работе с новой кассой — также бесплатно в рамках акции.

Пакет «Легкий старт» предоставляется при покупке любой модели кассы в салонах МТС и на сайте kassa.mts.ru. Стоимость «МТС Кассы» без фискального накопителя — 10900 рублей, с фискальным накопителем на 15 месяцев — 17900 рублей.

Установив продвинутую кассу от передового разработчика, вы не только выполняете требования 54-ФЗ, но и получаете возможность оптимизировать бизнес-процессы и в результате увеличить прибыль. Также к смарт-кассе можно подключить товароучетную систему, чтобы автоматизировать многие торговые операции, контролировать остатки товара, поддерживать программы лояльности и управлять бизнесом из любой точки мира.

Например, при использовании «МТС Кассы» с товароучетной программой вам доступен широкий функционал для полной автоматизации торговли:

• легко выявить неликвид и автоматически вывести статистику по продажам товаров. Это отражает реальный спрос и позволяет четко регулировать процессы закупки и реализации товаров без излишков и недостач;
• упростить инвентаризацию (ревизии) — кассы сами ведут приход и расход товаров в реальном времени, и для проведения инвентаризации вам достаточно выгрузить остатки. Продвинутые системы позволяют группировать остатки по разным критериям и проводить сверку частями, в часы, когда нет покупателей, не закрывая магазин;
• автоматизировать заказ товаров у поставщиков — автоматическое формирование накладных к заказу поставщику с учетом скорости продаж и поступления товара. Также исключается человеческий фактор ошибок и неверных расчетов. Система заказывает только то, что нужно, в нужном объеме;
• не останавливать работу при отключении интернета/электричества и не терять прибыль. Онлайн-касса может работать в режиме оффлайн, успешно сохраняя информацию о продажах до устранения неполадок, а соответственно — и ваши деньги. Некоторые кассы могут работать от аккумулятора до 24 часов (в зависимости от модели);
• контролировать работу магазина. Онлайн-касса позволяет владельцу через его личный кабинет из любой точки мира отслеживать время начала и окончания смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность каждого продавца;
• своевременно изменять цены на товары. Товароучетный сервис продвинутой онлайн-кассы может контролировать повышение или понижение цены у поставщиков, чтобы вы могли установить оптимальные цены в своем магазине;
• работать с программами лояльности. Бонусные системы привлекают клиентов, позволяют вам автоматически рассчитывать скидки для постоянных покупателей;
• защитить бизнес от штрафов. Товароучетная система помогает легко заполнить все необходимые отчеты, в том числе для ЕГАИС, и избежать штрафов.