Ведение дел по бизнес-архивам на примере РГАЛИ

Российский государственный архив литературы и искусств (РГАЛИ) - крупнейшее хранилище документов по истории отечественной литературы и общественной мысли, музыки, театра, кино, изобразительного искусства. В архиве 3002 фонда, содержащих более полутора миллиона единиц хранения. Хронологически собранные в архиве документы охватывают период с 18 по 20 века, но основная часть материалов относится к 20 веку. Есть и более ранние документы.

Архив был создан на основании Постановления СНК СССР от 29 марта 1941 г., в соответствии с которым предусматривалось «организовать к 1 июля 1941 г. в г. Москве Центральный государственный литературный архив СССР для хранения в нем литературных фондов государственных архивов и соответствующих им документальных материалов музеев, библиотек, научно-исследовательских институтов и Литературно-музейных учреждений, также из центральных и периферийных архивов, музеев и библиотек.

В послевоенный период деятельность архива расширилась: в 1954 г. он был переименован в Центральный государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР). В 1957 г. архив переехал с Б. Пироговской ул. (д. 17) в специально построенном для него здание.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июня 1992 года архив получил наименование Российский государственный архив литературы и искусства.

РГАЛИ по указу Президента от 2 апреля 1997 года совместно входит структуру:

– РГАЛИ включен в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

Текущее руководство и принцип работы архива включают в себя изменения, вызванные фундаментальной реорганизацией архивов Российской Федерации для создания более упорядоченной структуры коллекций. Реорганизация действительно была далеко идущей.

Например, в ЦГА РСФСР, когда этот проект начинался в 1991 году, было 547 коллекций; в результате этой реорганизации 212 дополнительных коллекций, посвященных истории Российской Республики, были изъяты из фондов ГА РФ-СССР и объединены с 533 коллекциями на более подходящем для них месте в ЦГА.

Увы, интеграция этих коллекций носит тематический, а не физический характер: в то время как фонды архивов Российской Федерации органично интегрированы в этот объем, существует немало препятствий для фактического перемещения 212 новых коллекций, поступивших за последние годы в архив.

В помощь делающим запрос в идентификационных номерах коллекций принята простая формула: префикс перед номером фонда указывает, где именно располагается та или иная коллекция.

Какой бы запрос вы ни делали и какой старой информация бы ни была, всегда есть определенные ограничения и запреты. Например, два совершенно секретных сборника (А-462 и А-669, относящиеся к вопросам национальной обороны Российской Республики) были включены в список фондов, хотя и с соблюдением формальных ограничений Закона о государственной тайне от августа 1993 г., поэтому вы не найдёте никаких аннотаций для описания содержимого этих все еще засекреченных коллекций.

Более того, сорок личных коллекций, хранящихся в настоящее время в ЦГА, вообще исключены из этого обзора и будут включены в комплексный справочник по личным коллекциям ГА РФ, который будет издан отдельным томом этой серии. Наконец, усилия последних лет по реинтеграции привели к передаче 41 коллекции, ранее находившейся в ЦГА, в ведение двух других архивов — Российского государственного научно-технического архива (РГНТА) и Архива Президента Российской Федерации.

Особое значение архив имеет для ученых и для архивоведения, как:

• Список всех существующих и существовавших компаний в России, организованный тематически, с перекрестными списками по соответствующему номеру фонда;
• Указатель фамилий;
• Географический указатель;
• Указатель сокращений;
• Числовой перечень всех коллекций в ЦГА РСФСР;
• Список фондов ЦГА РСФСР, переданных в ведение других архивов.

Рабочих дней между запросом дела и получением – около 3-х. Максимальное количество дел, которое можно запросить за один раз не ограничено

Стоимость изготовления копий разнится, например:

Копии микрофильмов могут быть сделаны с разрешения по цене от 14 до 43 рублей за снимок, в зависимости от возраста и типа документа. Бумажные копии будут стоить от 79 рублей за копию.

Цены на копии документов варьируются в зависимости от возраста и типа документа. Фотографии можно делать с разрешения по цене от 14 до 56 рублей каждая. Фотокопии можно заказать по цене 47-53 рубля каждая, а их обработка может занять до месяца. Сканы могут стоить от 44 до 207 рублей каждый и, как правило, занимают меньше времени, а также имеют более высокое качество. Некоторые очень старые документы могут быть доступны только для сканирования.

Для посещения и читального, и рукописного зала РГАЛИ вы должны записаться на прием по телефону по отдельности в каждый из залов, это бесплатно. Как правило, вы получите доступ в течение нескольких дней.

Мы затрагиваем тему бизнес-архивов, так как на самом деле на рынке сейчас слишком мало осведомленности о их значении и важности:

Признано:

• что основная ответственность многих бизнесов лежит на их ведении истории – на архивистах;
• что публичный доступ к записям, хранящимся на предприятии, может быть ограничен по целому ряду причин, что может означать, что доступ к архиву дел в вашем бизнесе не является частью общего доступа для сотрудников.
• архивы малого бизнеса с небольшим штатом сотрудников не приспособлены для наблюдения за собственными делами, занятыми долгосрочными исследовательскими проектами.

Архивированию напрасно не уделяется достаточного внимания в бизнес-сообществе. Это важная часть безопасной и долгосрочной работы бизнеса в любой сфере: как для малого, так и для крупного бизнеса. Особенно важно архивировать процессы бизнеса по франшизе. Собственникам компаний важно фиксировать историю развития сети на бумаге, знать, какие франшизы пользуются большим спросом, как долго функционируют их точки и, конечно, по какой причине закрываются. Сохранение и архивирование истории франчайзинговой сети поможет уверенно двигаться вперед. 

Некоторые архивы, например, архивы компаний, регулируемых законодательством, должны храниться по закону (хотя это не обязательно означает, что они должны быть доступны для публичного ознакомления), но 90% всех предприятий бизнеса – это малые предприятия, в которых нет архивариуса, тогда как архивы многих организаций, являющихся коммерческими могут нуждаться в таком же внимании, как и регулируемые законодательством, к хранению записей всех дел и копии всех документов на случай аудита, проверки налоговой, для внутренних разбирательств, для ведения статистики и сбора аналитических данных по ошибкам и упущениям в ведении дел для более успешного бизнес-планирования.

Некоторые более крупные репозитории могут предлагать хранение и управление записями на пополняемой основе для помощи бизнесу и другим организациям. Эта стратегия может быть одобрена более широко, особенно там, где в зданиях вашиз предприятий недостаточно места.

Бизнес-архивы, хранящиеся в местных и специализированных хранилищах, как правило, используются недостаточно, что затрудняет оправдание их хранения, когда речь идет о сравнительных затратах на единицу продукции (хотя признано, что это верно и для других типов документов, но не для всех времени или для всех бизнес-архивов).

Историкам бизнеса и архивариусам, а также заинтересованным группам следует продолжать использовать любую возможность рекламы бизнеса через журналы, конференции, веб-сайты и дополнительные виды информационно-пропагандистской деятельности, черпая данные и информацию их архива.

Каталогизаторы деловых архивов должны быть лучше осведомлены о необходимости содействия интеллектуальному доступу к деловым архивам посредством подробной каталогизации, включая, когда это возможно, поиск по ключевым словам.

Как руководитель бизнеса, вы должны понимать, что необходим механизм быстрого реагирования, с помощью которого можно было бы сообщить о неминуемой опасности уничтожения или утраты любому органу, имеющему полномочия оказать помощь, а также необходимо разработать руководство по процедурам для компаний или их архивариусов/менеджеров документации, которым они должны следовать в любой чрезвычайной ситуации.

Около 20% компаний из списка FTSE 100 и многие частные компании нанимают профессиональных архивистов для активного использования своих деловых документов. Почему?

Архивы можно использовать в маркетинге и отношениях с клиентами для повышения узнаваемости и узнаваемости бренда. Архивы имеют прямую коммерческую ценность как источник инноваций для новых продуктов — они буквально полны идей, которые можно заново открыть и переупаковать для современного рынка, представляя аутентичные классические, ретро и винтажные стили.

Каждая компания уникальна — со своей историей достижений, корпоративной культурой, репутацией, продуктами и людьми. Рассказывая свою историю через литературу о продуктах, веб-сайты и вводные материалы для сотрудников, вы можете вызвать у сотрудников чувство лояльности и гордости, которые на жестком рынке обеспечивают реальное конкурентное преимущество.

Архив — это память о вашем бизнесе, хранящая знания и свидетельства коммерческой деятельности, о которых забывают, когда люди уходят. Архивы могут предоставить доказательства против враждебного судебного разбирательства, нарушения прав на товарный знак или посягательств на репутацию. Более того, они являются беспрецедентным источником управленческой информации.

Воздействие корпоративной памяти показывает сегодняшним сотрудникам, от зала заседаний до цеха, что ваша компания пережила политическую и экономическую неопределенность, технологические и организационные изменения, рост и спад.

Каким бы ни был ваш бизнес, какая бы ни была ваша отрасль, сохраняя архивы, вы сохраняете сегодняшний опыт, знания и ноу-хау компании для завтрашней управленческой команды. Это мощный инструмент, созданный компанией, и он ваш… так что не выбрасывайте его — заставьте его работать на вас.